Sådan bruger du e-mails på arbejdspladsen
E-mails er blevet en del af arbejdshverdagen. Men hvordan skriver man en god e-mail? Få gode råd til, hvordan du bedst bruger e-mails til at kommunikere med dine kolleger.
Det er nemt og hurtigt at sende en besked til mange mennesker via e-mail. Men selvom det er en nem måde at kommunikere på, så er det en god ide at gøre sig umage med sine e-mails, så de bliver korte og præcise. (Foto: Colourbox)
Ole Carsten Pedersen har skrevet to bøger om e-mails både på arbejdet og i hjemmet. Han giver her fire bud på, hvordan du bliver en haj til at bruge dem korrekt.
4 om god e-mail skik
1. Tal om kvalitet på arbejdspladsen
Hvis du skal have lavet et godt mailmiljø, så er der mange ting, du kan gøre selv, men der er også noget, I bliver nødt til at være enige om på arbejdspladsen. Der skal nemlig skabes en fælles kvalitet i jeres e-mails, mener Ole Carsten Pedersen.
- Mail-kvalitet er det, der gør, at du glæder dig til at åbne din mailboks. Det skal være sådan, at du ved, at det, der ligger, vedkommer dig og ikke tager mere tid, end det behøver.
Samtidig er det dog også vigtigt, at jeres e-mails ikke bliver for kortfattede.
2. Brug følelser i dine e-mails
Det er vigtigt, at modtageren af din e-mail ikke er i tvivl om, hvad relationen er. Især hvis det er en modtager, du i forvejen har et lidt skidt forhold til.
- Hvis folk modtager en mail uden følelsesmæssigt indhold, så er de nødt til at danne følelsen selv inde i deres baghoved for at give det, der står, mening. Og så er der stor risiko for, at modtageren danner sig et forkert indtryk, siger Ole Carsten Pedersen.
Ifølge ham, skal der kun nogle få høflige fraser til, før vi forstår hinanden via mailsprog. F.eks. tak for vores sidste møde osv.
3. Lad være med at bruge e-mails til negative budskaber
Du skal absolut ikke bruge e-mails, hvis du vil skælde nogen ud eller irettesætte en person. Som tommelfingerregel skal du ikke bruge mails til dårlige nyheder.
- Det bliver blæst helt ude af proportion af modtageren. Der er for lidt båndbredte i kommunikationen. Man kan sige de værste ting til folk, hvis man bare siger det med et smil.
Ellers synes Ole Carsten Pedersen, at en e-mail kan bruges til alting, hvis bare du er omhyggelig med dem. Og det leder over i hans fjerde råd.
4. Vær omhyggelig med dine e-mails
E-mails er ikke chat. Der er en grund til, at det hedder en mail. Og det er fordi, det er brevets afløser. Derfor skal du også bruge et par minutter ekstra på at gøre noget ud af dine e-mails, forklarer Ole Carsten Pedersen.
- Hvis jeg bruger et par minutter ekstra på at skrive en mail, som er klar, kort og tydelig, så sparer du den samme tid hos modtageren.